Immer wieder höre ich die gleiche Frage, wenn ich mit Bürgerinnen und Bürgern über die Digitalisierung der Verwaltung spreche: „Ist das nicht günstiger und schneller?“ Auf den ersten Blick scheint die Antwort ja zu sein. Weniger Papier, weniger Wege, schnellere Prozesse. Doch je tiefer man gräbt, desto mehr versteckte Kosten kommen ans Licht — sowohl für die öffentliche Hand als auch für uns Nutzerinnen und Nutzer. In diesem Artikel möchte ich Ihnen anhand konkreter Beispiele und Fragen aufzeigen, welche geheimen Kosten hinter digitalen Verwaltungsdiensten in Berlin stecken und warum die Rechnung oft komplizierter ist als erwartet.
Welche direkten Kosten entstehen beim Aufbau digitaler Dienste?
Viele denken bei Digitalisierung zunächst an Software und Server — und das sind tatsächlich zentrale Kostenpunkte. Aber die Liste ist länger:
Welche versteckten Personalkosten treten auf?
Digitalisierung bedeutet nicht weniger Personal, sondern oft anderes Personal. Diese Umstellung ist teuer und dauert:
Welche indirekten Kosten entstehen für die Nutzerinnen und Nutzer?
Die Bevölkerung zahlt oft indirekt mit Zeit, Unsicherheit und verlorener Effizienz:
Wie verteilen sich die Kosten zwischen Bund, Land und Kommunen?
In Berlin zeigt sich ein typisches Problem der föderalen Struktur: Zuständigkeiten sind verteilt, Finanzierung oft fragmentiert. Das führt zu Redundanzen und Ineffizienzen:
Welche langfristigen Folgekosten sind zu erwarten?
Digitalisierte Dienste sind nicht einfach „einmal anschaffen“ — sie brauchen Pflege:
Gibt es Beispiele aus Berlin, die das verdeutlichen?
Ja. Als Redakteurin habe ich mehrere Projektverläufe begleitet. Ein Beispiel ist die digitale Terminvergabe in Bürgerämtern: Die Einführung eines neuen Systems sollte Wartezeiten reduzieren. Stattdessen gab es anfangs doppelte Buchungen, verlorene Daten und hohe Supportanforderungen. Kostenpunkt: Nachbesserungen, zusätzlicher Personaleinsatz und externe IT-Unterstützung. Ein anderes Beispiel ist die Online-Beantragung von Kitas: Die Software erzeugte unklare Kriterien für die Vergabe, Eltern mussten nachtelefonieren, es entstanden Frustration und Mehraufwand für die Verwaltung.
Wie lassen sich diese versteckten Kosten vermeiden oder reduzieren?
Einige Maßnahmen helfen, Risiken zu mindern und Kosten transparent zu machen:
Wer trägt letztlich die Verantwortung — und wer zahlt?
Politische Verantwortung liegt bei den gewählten Vertretungen und den Verwaltungsspitzen. Praktisch bezahlt aber die Gesellschaft: durch Steuern, Gebühren und im Fall von Ineffizienzen durch verlorene Zeit und eingeschränkte Teilhabe. Oft fehlen in Diskussionen klare Angebote zur Kosten-Nutzen-Analyse: Was spart der Staat langfristig, welche Mehrkosten entstehen temporär, und wer übernimmt das Risiko, wenn Systeme nicht funktionieren?
Welche Fragen sollten Bürgerinnen und Bürger stellen?
Wenn Sie das nächste Mal auf eine neue digitale Dienstleistung treffen, empfehle ich diese Fragen zu stellen oder in öffentlichen Debatten einzubringen:
| Kostenart | Beispiele | Wer zahlt? |
|---|---|---|
| Initiale Entwicklung | Software, Schnittstellen, UX-Design | Land/Bund/Projektförderung |
| Laufender Betrieb | Hosting, Support, Updates | Land/Kommunen (aus Haushaltsmitteln) |
| Personalkosten | Schulungen, Spezialisten | Behördenhaushalte |
| Folgekosten | Refactoring, Rechtsanpassungen | Öffentliche Hand / Steuerzahler |
Digitalisierung ist kein Selbstläufer. Sie verspricht vieles, liefert aber nur, wenn man die langfristigen Kosten, die organisatorischen Veränderungen und die sozialen Folgen von Anfang an mitdenkt. In Berlin beobachte ich, dass Erfolg dann entsteht, wenn Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft gemeinsam planen — mit Transparenz, realistischen Budgets und echtem Nutzerfokus. Fragen Sie nach diesen Aspekten, fordern Sie Einsicht in Kostenpläne und beteiligen Sie sich an der Debatte: Nur so wird Digitalisierung wirklich effizient und gerecht.
